الوظائف الإدارية (العمليات الإدارية) The Management Process
العمليات الإدارية Management Process
وتشمل مجموعة من الأنشطة الإدارية الواجب ممارستها من أجل تحقيق أهداف المنظمة، وهذه الأنشطة هي مجموعة من الوظائف الذهنية المتمثلة بالتخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة وصناعة القرار، ويتم ممارسة هذه الوظائف من قبل المدراء في المستويات الإدارية المختلفة،
من أجل الاستفادة من المدخلات المتمثلة بالموارد لتحقيق أهداف المنظمة بكفاءة وفاعلية، والشكل التالي يوضح بصورة مختصرة الوظائف والعمليات الإدارية.
 |
| الوظائف والعمليات الإدارية |
وفيما يلي عرض مختصر لكل من هذه الوظائف الإدارية
- التخطيط Planning:
هو تحديد كيفية تحقيق المنظمة لأهدافها، بعبارة أخرى هو هو إحدى وظائف الإدارة أو المدير، وعمل فكري يسبق التنفيذ، ومن خلاله يتم تحديد الأهداف المطلوب تحقيقها بعد القيام بعملية التنبؤ.
- التنظيم Organizing :
هو أحد المكونات الأساسية للعملية الإدارية، ويقصد به كل عمل يتم بموجبه تحديد وظائف المنظمة وإدارتها وأقسامها ومجالسها ولجانها، وعلاقة كل هذه العناصر ببعضها، وتحديد العلاقات التنظيمية المتمثلة في السلطة والمسئولية والتفويض، والمركزية واللامركزية، ونطاق الإشراف.
هذا وتساعد وظيفة التنظيم في القضاء على الفوضى في المنظمة، وعلى تنظيم جهود العاملين بها، وجعل كل عضو في المنظمة يعرف ما هي الأنشطة أو الأعمال الموكلة إليه،
ويساعد على تحديد علاقات العمل داخل المنظمة، وأن يعرف كل عضو مكانه ومهامه وعلاقته مع رؤسائه ومرؤسيه.
- التوجيه Guidance :
تعتبر وظيفة التوجيه من أهم الوظائف الإدارية، نظراً لكونها تتعلق بإرشاد الإنسان الذي من خلاله تحقق المنظمة النتائج والأهداف التي وجدت من أجلها، والذي من أجله يتم القيام بجميع الأنشطة والأعمال بغرض تحقيق النتائج لإشباع حاجاته، حيث يتم ممارسة الإدارة من خلال الآخرين (الأفراد، رؤساء ومرؤسين) إذ لا يتم تأدية الأعمال إلا إذا تولى المسئولون توجيه مرؤوسيهم لإتمام الأعمال، بمعنى أن يصدروا التعليمات إليهم وإرشادات أثناء تنفيذهم للأعمال، وتحفيزهم ورفع روحهم المعنوية بغرض نيل تعاونهم ورضاهم والتواصل معهم.
والتوجيه هو إرشاد المرؤوسين أثناء تنفيذهم للأعمال، وترغيبهم فيها ضماناً لعدم الإنحراف عن تحقيق الأهداف، والتوجيه ليس تنفيذاً للأعمال وإنما توجيه الآخرين أثناء تنفيذهم للأعمال، وهذا يتطلب تحفيزهم وقيادتهم قيادة حسنة من خلال جهاز فعال للاتصالات، مما يعني أن وظيفة التوجيه يتم القيام بها من خلال:
- التحفيز.
- القيادة.
- الاتصال.
- الرقابة Controlling :
إن وظيفة الرقابة تمثل إحدى الوظائف الرئيسية في المنظمة، والمتصلة بعمل المنظمة ككل، أي أنها تتصل بجميع المجالات التي لها صلة بعناصر الإنتاج (المدخلات)، والعملية الإدارية، وبالنتائج التي تحققها المنظمة (المخرجات)، حيث أن وظيفة الرقابة تمثل عملية الإشراف الدائم من قبل سلطة ما بقصد معرفة كيفية تنفيذ الأعمال، والتأكد من أن عناصر الإنتاج المادية والبشرية المتاحة داخل المنظمة تستخدم استخداماً فعالاً وفقاً للخطة الموضوعة، والرقابة وفقاً لهذا المفهوم هي تعبير شامل عن الإشراف والمتابعة، وقياس الأداء، وتحديد المعايير، ومقارنتها بالنتائج المحققة.
فالرقابة هي : عملية التأكد من أن ما يتحقق أو تحقق فعلاً مطابق لما تقرر في الخطة الموضوعة، سواء بالنسبة للأهداف أو السياسات أو الإجراءات أو الموازنات التقديرية وبرامج العمل، أي أن الرقابة لا تكون ولا يصح أن تكون بعد الإنتهاء من تنفيذ الأعمال فقط، ومن الضروري أن تتم عند نقطة معينة (مركز رقابي) من التنفيذ تحدد مقدماً، ولابد من وجود معايير رقابية أو مقاييس يتم بموجبها قياس الأداء، بحيث تظهر الانحرافات (المشكلات)، وبالتالي يصبح من الضروري
تشخيصها وعلاجها من أجل تصحيح المسار، ودورة عملية الرقابة تعتمد على ثلاث مراحل أساسية هي :
- مرحلة تحديد المعايير الرقابية.
- مرحلة قياس الأداء (المتابعة) ومقارنتها بالمعايير الموضوعة.
- مرحلة تحليل أو تفسير النتائج، أو تشخيص المشكلات وتصحيح الانحرافات.
- صناعة القرار Decision Making :
ويقصد بالقرار الاختيار الواعي لبديل أو أكثر من بين مجموعة من البدائل لحل مشكلة معينة، وتعتبر صناعة القرار جوهر العملية االإدارية، فالإدارة من الناحية العملية ما هي إلا اتخاذ قرارات، فإذا ما نظرنا إلى الوظائف الإدارية: التخطيط، التنظيم، التوجيه، والرقابة التي تتم في أي منظمة، والتي تشكل عناصر العملية الإدارية نجد أن اتخاذ القرارات تتم اثناء الممارسات العملية لهذه الوظائف، فالمديرون يتخدون بصفة دائمة العديد من القرارات التي تتناول الأهداف المطلوب تحقيقها، والسياسات التي يجب الإلتزام بها،
والبرامج الزمنية التي يتم الاستعانة بها، وكذلك تتخذ الكثير من القرارات المتعلقة بتصميم الهيكل التنظيمي وتقسيم العمل، وتحديد العلاقات والمسؤوليات،
واختيار وتعيين وتدريب العاملين، وتحديد المعايير والمقاييس الرقابية... الخ.
ومن هنا يتضح أن صناعة القرارات نشاط يتناول كافة الأعمال داخل المنظمة، ويتم على كافة المستويات الإدارية، بحيث تصبح الإدارة عبارة عن سلسلة من القرارات المتزامنة والمتعاقبة.
وصناعة القرارات كسلوك أو تصرف من جانب المديرين، ما هو إلا اختيار بين عدة بدائل مطروحة، الأمر الذي يعني أن اتخاذ القرار مرهون بوجود أكثر من بديل، واذا كان هناك بديل واحد مطروحاً أمام المدير فلا يمكن أن نقول ان هناك قراراً يتخذ.
وتنطوي عملية اتخاذ القرارات على مجموعة من الخطوات، تشكل مخرجات كل خطوة مدخلات الخطوة التالية وصولاً إلى المخرج النهائي، أي القرار الرشيد، ويمكن حصر
خطوات صناعة القرار في المنظمة على النحو التالي:
- تحديد المشكلة.
- وضع بدائل ممكنة لحل المشكلة.
- اختيار أفضل بديل ممكن بعد تقييم البدائل.
- تطبيق البديل المختار.
- المتابعة وتقييم النتائج.
