التخطيط الإداري

اساسيات الإدارة التخطيط الإداري

التخطيط الإداري

مفهوم التخطيط:

هو التنبؤ بالمستقبل أو تصور مسبق لما تنوي عمله. 

وهو عملية منظمة واعيه لإختيار أحسن الحلول الممكنه للوصول إلى أهداف معينة. 

ويقصد به أيضاً رسم طريق الوصول إلى الغاية المراد تحقيقها، وبأقل الموارد والحصول على أكبر النتائج. 

ماذا يتضمن التخطيط:

1. تحديد أهداف معينة ومعرفة أهم سبل تحقيقها.
2. التخطيط في الوقت الحاضر لما هو مستقبلي.
3. التنبؤ لما سيكون عليه المستقبل مع الإستعداد لمواجهته.

لماذا نحتاج للتخطيط:

1. يساعد في حل المشكلات المتوقعة في المستقبل.
2. يساعد في تنظيم الوقت.
3. يساعد في التنسيق بين الأهداف وتحقيقها.
4. يساعد في وضع الأهداف وبوجود الأهداف تحدد الإتجاهات.
5. الرقابه المستمره على العمل.
6. يساعد في تقدير وضبط التكاليف.

عناصر الخطة:

1. الهدف العام.
2. الأهداف الجزئية.
3. الوسائل والأنشطة.
4. التحديد الكمي للمخرجات والمدخلات.
5. المدى الزمني.
6. التكلفة التقديرية.
7. المسؤول عن التنفيذ.

أهداف التخطيط:

1. ان تكون واضحة.
2. ان تكون واقعية.
3. ان تكون شاملة.
4. ان تكون نابعة من حاجة للمنظمة.
5. ان تكون منسجمة مع الأهداف العامة.

الوسائل والأنشطة للتخطيط:

1. ان تكون منسجمة مع الأهداف.
2. ان تكوم واقعية وقابلة للتنفيذ.
3. ان تكون متنوعة وقليلة التكلفة.
4. ان تثير الدافعية.

المدى الزمني للخطة:

تحديد زمن التنفيذ على مستوى السنة، والفصل، والشهر، والاسبوع، واليوم، والساعة، تحديد أقصر وأقصى مدى زمني للتنفيذ. 

أنواع الخطط:

على المستوى الإداري:

• الإدارة العليا: إستراتيجية وطويلة الأجل من 3-10سنوات ويضع الخطة (الرئيس،أو نائب الرئيس).
• الإدارة الوسطى: تفصيلية وتكتيكية متوسطة الأجل من 1-3سنوات ويضع الخطة (مساعدو المدير،ورؤساء الأقسام).
• الإدارة الدنيا: تشغيلية قصيرة الأجل اسبوعية، شهرية، سنوية، ويضع الخطة (المشرفون).

عناصر التخطيط:

• الهدف: 

هو الغاية المراد تحقيقها ويجب أن ترتب الأهداف بشكل هرمي. 

مميزات الأهداف أو الشروط الواجب توافرها في الهدف:

1. وضوح الهدف.
2. مشروعية الهدف.
3. واقعية الهدف.
4. قابلية القياس.

• القواعد: 

هو ما يجب وينبغي القيام به وما لا ينبغي القيام به. 

الإجراءات: هي سلسلة الأعمال والخطوات والمراحل التي يجب اتباعها. 

• السياسات: 

هي الإطار الموجه لعملية تنفيذ القرارات وهي المبادئ والقوانين التي تضعها المؤسسة لكي يسترشد بها العاملون. 

خطوات التخطيط:

1. تحديد الأهداف.
2. جمع المعلومات.
3. وضع الإفتراضيات.
4. تحديد البدائل والإختيار.
5. التنفيذ وتقويم النتائج.

تدرج عناصر التخطيط:

• أكثر تفصيلاً وتحديداً: من الأعلى إلى الأسفل (الهدف، السياسة، القاعدة، الإجراء).
• أكثر شمولية وعمومية: من الأسفل إلى الأعلى (الإجراء، القاعدة، السياسة، الهدف). 

حقائق لأبد من معرفتها قبل أن تبدأ القيادة